Informativa sul trattamento dei dati personali
La presente informativa descrive come Valle d'Aosta Trailers SSDrl (“VDA Trailers”) tratta i dati personali di atleti, soci, partecipanti agli eventi, clienti, iscritti alla newsletter e visitatori nell'ambito delle proprie attività, e in particolare dell'organizzazione e gestione delle gare, compreso il processo di iscrizione.
Ambito di applicazione. L'informativa si applica a tutti i siti web e le applicazioni del Titolare, ospitati su un'unica infrastruttura server gestita dal Titolare:
- torxtrail.com e tutti i suoi sottodomini, tra cui:
- my.experience.torxtrail.com: area riservata e piattaforma di iscrizione alle gare;
- experience.torxtrail.com, live.torxtrail.com (risultati e tracciamento live), rankings.torxtrail.com, pix.torxtrail.com (foto), academy.torxtrail.com, mag.torxtrail.com, survey.torxtrail.com, extra.torxtrail.com, friendly.torxtrail.com;
- gtcourmayeur.com;
- vdatrailers.it;
- 100x100trail.com (in dismissione: i dati ancora presenti sono trattati secondo la presente informativa fino alla loro cancellazione o migrazione).
Di seguito, collettivamente, i “Servizi”.
1. Titolare del trattamento
Valle d'Aosta Trailers SSDrl – Società Sportiva Dilettantistica a Responsabilità Limitata senza finalità di lucro
Sede legale: Via Roma 98 – 11013 Courmayeur (AO) – Italia
Sedi operative: Via Trottechien 35c – Aosta; Via dello Stadio 2 – Courmayeur (AO)
P.IVA e C.F. IT01139360075 – R.E.A. AO-70629
Affiliata ASI (n. VAL-AO0115) e iscritta al Registro Nazionale delle Attività Sportive Dilettantistiche
Email per richieste privacy: helpdesk@vdatrailers.it
Il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), non ricorrendone i presupposti di cui all'art. 37 GDPR.
2. Dati trattati
- Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, nazionalità, indirizzo (via, numero civico, CAP, città, provincia, nazione), email, numero di telefono, lingua.
- Dati di account: username, ID utente, immagine del profilo.
- Dati sportivi: tesseramento, categoria, pettorale, tempi e risultati, punteggi ITRA.
- Contatto di emergenza e, ove richiesto dalla normativa sportiva, dati relativi alla salute (v. §§ 4 e 5).
- Posizione geografica, solo se attivata dall'utente (es. tracciamento live durante una gara).
- Dati di acquisto e fatturazione (quote di iscrizione, acquisti nello shop online). I dati delle carte di pagamento sono trattati direttamente dai gestori dei pagamenti e non sono accessibili al Titolare.
- Dati di navigazione: indirizzo IP, informazioni su browser e dispositivo, pagine visitate, statistiche di sessione, cookie e strumenti di tracciamento.
Il conferimento dei dati necessari all'iscrizione, al tesseramento o all'acquisto è obbligatorio: in mancanza non è possibile fornire il servizio richiesto. Il conferimento dei dati per finalità facoltative (es. newsletter) è libero.
3. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Organizzazione e gestione delle gare: registrazione dell'account e iscrizione tramite my.experience.torxtrail.com, verifica dei requisiti di partecipazione, assegnazione dei pettorali, cronometraggio, sicurezza e assistenza sul percorso, comunicazioni ai partecipanti; iscrizione a corsi ed eventi | Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali – art. 6(1)(b) |
| Tesseramento sportivo e adempimenti verso ente di promozione sportiva (ASI), CONI e Registro Nazionale delle Attività Sportive Dilettantistiche | Obbligo legale – art. 6(1)(c); esecuzione del contratto associativo – art. 6(1)(b) |
| Vendite tramite shop online, fatturazione, adempimenti contabili e fiscali | Contratto – art. 6(1)(b); obbligo legale – art. 6(1)(c) |
| Comunicazioni di servizio relative a un evento a cui si è iscritti (email, SMS) | Contratto – art. 6(1)(b) |
| Newsletter e comunicazioni promozionali (email, SMS) | Consenso – art. 6(1)(a), revocabile in ogni momento tramite il link di disiscrizione o scrivendo al Titolare |
| Pubblicazione di classifiche e risultati, trasmissione a ITRA per i ranking internazionali | Legittimo interesse del Titolare e della comunità sportiva alla trasparenza dei risultati – art. 6(1)(f) |
| Tracciamento della posizione durante la gara (live tracking) | Consenso – art. 6(1)(a); per la sicurezza in gara, ove previsto dal regolamento, contratto – art. 6(1)(b) |
| Sicurezza, protezione e ottimizzazione dei siti (CDN, firewall) | Legittimo interesse – art. 6(1)(f) |
| Statistiche di utilizzo dei siti (Google Analytics 4) | Consenso – art. 6(1)(a), raccolto tramite banner cookie |
| Accertamento, esercizio o difesa di diritti in sede giudiziaria | Legittimo interesse – art. 6(1)(f) |
Il Titolare non effettua processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici sull'interessato (art. 22 GDPR).
4. Dati relativi alla salute
Per la partecipazione a gare agonistiche la normativa italiana richiede il certificato medico di idoneità sportiva. Il Titolare tratta inoltre il contatto di emergenza e i dati strettamente necessari a garantire l'assistenza sanitaria in caso di emergenza durante gli eventi, anche comunicandoli all'Azienda USL della Valle d'Aosta e ai servizi di soccorso. L'assistenza sanitaria in gara è gestita tramite la piattaforma descritta al § 5.
Basi giuridiche: obblighi in materia di tutela sanitaria delle attività sportive – art. 9(2)(b) e (g) GDPR; tutela di un interesse vitale dell'interessato, qualora questi non possa prestare il proprio consenso – art. 9(2)(c) GDPR.
5. Assistenza sanitaria durante le gare (EMSy Events)
I medici, gli infermieri e i soccorritori dell'organizzazione gestiscono l'assistenza sanitaria durante la gara tramite la piattaforma EMSy Events, fornita da EMSy S.r.l., che tratta i dati per conto di VDA Trailers in qualità di responsabile del trattamento (art. 28 GDPR).
- Dati trattati: nome, cognome, pettorale, data di nascita, sesso, lingua, nazionalità, gara e categoria, email, telefono, contatto di emergenza; in caso di intervento, i dati relativi alla salute.
- Cartella clinica dell'intervento: se ricevi assistenza, sulla piattaforma viene registrata la cartella clinica dell'intervento.
- Basi giuridiche: per i dati anagrafici e di gara, esecuzione del contratto di iscrizione, di cui il servizio sanitario di gara fa parte – art. 6(1)(b) GDPR; per i dati relativi alla salute, finalità di assistenza sanitaria prestata da professionisti soggetti al segreto professionale – art. 9(2)(h) e 9(3) GDPR, e tutela di un interesse vitale dell'interessato – art. 9(2)(c) GDPR. Per ricevere assistenza non è richiesto il consenso: è sufficiente che il concorrente sia informato tramite la presente informativa.
- Conservazione: i dati restano consultabili sulla piattaforma per 90 giorni dalla fine della gara; successivamente i dati che ti identificano vengono conservati in un archivio cifrato per 10 anni, a tutela tua e di chi ti ha curato, anche per l'eventuale accertamento, esercizio o difesa di un diritto (art. 9(2)(f) GDPR). Al termine vengono cancellati.
- Luogo del trattamento: Unione Europea. Lo strumento di supporto alle decisioni basato su intelligenza artificiale riceve solo dati clinici senza nome né pettorale (dati pseudonimizzati), tramite fornitori con sede negli Stati Uniti (v. § 7). Lo strumento fornisce indicazioni al personale sanitario: le decisioni cliniche sono sempre prese da medici, infermieri e soccorritori.
Informativa completa di EMSy Events: https://events.emsy.io/it/privacy/athletes
6. Destinatari dei dati
I dati sono trattati dal personale e dai collaboratori autorizzati del Titolare e possono essere comunicati ai seguenti soggetti:
Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR)
| Fornitore | Servizio | Sede del trattamento |
|---|---|---|
| Brevo SAS (ex Sendinblue) – privacy | Invio email e SMS, newsletter | Francia (UE) |
| Aruba S.p.A. – privacy | Invio SMS | Italia (UE) |
| Shopify International Ltd – privacy | Piattaforma shop online | Irlanda (UE), Canada |
| Cloudflare, Inc. – privacy | CDN, sicurezza e ottimizzazione del traffico | USA e rete globale |
| Google Ireland Ltd – privacy | Google Analytics 4 (statistiche); Google Fonts (caratteri tipografici) | Irlanda (UE), USA |
| Fonticons, Inc. (Font Awesome) – privacy | Icone del sito | USA |
| jsDelivr – privacy | Distribuzione di librerie software (CDN) | Polonia (UE) e rete globale |
| Poppix S.r.l. (beebeeboard) – privacy | Gestione iscrizioni e classifiche, archiviazione dei certificati medici caricati dai partecipanti | Italia (UE) |
| EMSy S.r.l. (EMSy Events) – privacy | Piattaforma per la gestione dell'assistenza sanitaria durante le gare (v. § 5) | UE; strumento IA di supporto alle decisioni: USA, solo dati clinici pseudonimizzati |
| Protect Group – privacy | Servizio facoltativo di protezione rimborso della quota di iscrizione | Regno Unito |
| Aruba S.p.A. (Aruba Cloud) – privacy | Hosting dei siti, della piattaforma di iscrizione e dei database | Italia (UE) |
Titolari autonomi
- ASI – Associazioni Sportive e Sociali Italiane, per il tesseramento (privacy);
- CONI / Dipartimento per lo Sport, per l'iscrizione al Registro Nazionale delle Attività Sportive Dilettantistiche;
- ITRA – International Trail Running Association (nome, cognome, categoria, sesso, nazionalità, risultati), per i ranking internazionali (privacy);
- Azienda USL della Valle d'Aosta e servizi di soccorso, per la tutela sanitaria durante gli eventi (sito);
- gestori dei pagamenti, istituti bancari, consulenti fiscali e legali, autorità pubbliche quando previsto dalla legge.
I dati non sono venduti a terzi. L'elenco aggiornato dei responsabili può essere richiesto al Titolare.
7. Trasferimenti di dati verso Paesi extra UE
Alcuni fornitori possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento avviene sulla base di:
- USA (Cloudflare, Google, Fonticons): decisione di adeguatezza della Commissione europea sull'EU-U.S. Data Privacy Framework del 10 luglio 2023, per i fornitori certificati, e in ogni caso Clausole Contrattuali Standard (art. 46 GDPR);
- USA (fornitori dello strumento di intelligenza artificiale di EMSy Events, v. § 5): sono trasferiti solo dati clinici pseudonimizzati, senza nome né pettorale, sulla base dell'EU-U.S. Data Privacy Framework o delle Clausole Contrattuali Standard (art. 46 GDPR);
- Canada (Shopify): decisione di adeguatezza 2002/2/CE;
- Regno Unito (Protect Group): decisione di adeguatezza del 28 giugno 2021, come rinnovata dalla Commissione.
Copia delle garanzie adottate può essere richiesta al Titolare.
8. Tempi di conservazione
| Dati | Periodo |
|---|---|
| Account utente | Fino alla cancellazione richiesta dall'utente, oppure 3 anni dall'ultimo accesso |
| Iscrizioni a gare ed eventi | Durata dell'evento più 2 anni, salvo i dati necessari per obblighi contabili |
| Dati di tesseramento e libro soci | Durata del rapporto associativo più 10 anni |
| Documenti contabili e fiscali | 10 anni (art. 2220 c.c.) |
| Certificati medici e dati sanitari | Fino al termine di validità del certificato o al termine dell'evento |
| Dati dell'assistenza sanitaria in gara (EMSy Events) | Consultabili per 90 giorni dalla fine della gara; poi i dati identificativi sono conservati in archivio cifrato per 10 anni |
| Classifiche e risultati | Conservati a tempo indeterminato a fini di archivio storico sportivo, con diritto di opposizione |
| Newsletter | Fino alla revoca del consenso |
| Posizione GPS (live tracking) | Fino a 30 giorni dopo l'evento |
| Log tecnici e di sicurezza | Fino a 6 mesi |
| Cookie | Come indicato nella cookie policy; consenso conservato per 6 mesi |
Al termine dei periodi indicati i dati sono cancellati o resi anonimi. I periodi possono essere prolungati se necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in giudizio.
9. Classifiche, foto e video degli eventi
Le classifiche (nome, cognome, categoria, sesso, nazionalità, tempi) sono pubblicate sui siti del Titolare e trasmesse a ITRA. Durante gli eventi possono essere effettuate riprese fotografiche e video, che possono essere pubblicate sui siti e sui canali social del Titolare per documentare e promuovere l'evento, nei limiti previsti dal regolamento di gara accettato all'iscrizione. Chi non desidera comparire può opporsi in qualsiasi momento scrivendo a helpdesk@vdatrailers.it: le immagini verranno rimosse e i dati in classifica potranno essere pseudonimizzati.
10. Minori
Per i minori di 14 anni l'iscrizione e il consenso sono forniti da chi esercita la responsabilità genitoriale (art. 2-quinquies Codice Privacy). Per la partecipazione dei minori alle gare valgono i limiti di età e le autorizzazioni previsti dai singoli regolamenti.
11. Cookie e strumenti di tracciamento
I siti utilizzano cookie tecnici, necessari al funzionamento, e, solo previo consenso, cookie e strumenti di terze parti a fini statistici (Google Analytics 4, con anonimizzazione dell'indirizzo IP). Il consenso può essere modificato o revocato in qualsiasi momento tramite l'apposito link presente in ogni pagina. I dettagli sono disponibili nella cookie policy di ciascun sito.
Il sito vdatrailers.it non utilizza cookie né strumenti di tracciamento.
12. Diritti dell'interessato
In qualsiasi momento l'interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:
- accesso ai propri dati e informazioni sul trattamento;
- rettifica dei dati inesatti o incompleti;
- cancellazione (“diritto all'oblio”), nei casi previsti;
- limitazione del trattamento;
- portabilità dei dati forniti, in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico;
- opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse e, senza necessità di motivazione, al marketing diretto;
- revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Le richieste vanno inviate a helpdesk@vdatrailers.it oppure per posta alla sede legale. Il Titolare risponde gratuitamente entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi complessi (art. 12 GDPR), e può chiedere informazioni per verificare l'identità del richiedente.
L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma – www.garanteprivacy.it, oppure all'autorità di controllo dello Stato UE in cui risiede abitualmente o lavora, nonché di ricorrere all'autorità giudiziaria.
13. Modifiche all'informativa
Il Titolare può modificare la presente informativa in qualsiasi momento, dandone notizia su questa pagina. Si invita a consultare regolarmente questa pagina; la data di ultimo aggiornamento è riportata in alto.
Privacy policy
This policy describes how Valle d'Aosta Trailers SSDrl (“VDA Trailers”) processes the personal data of athletes, members, event participants, customers, newsletter subscribers and visitors in the course of its activities, in particular the organisation and management of races, including the registration process.
Scope. This policy applies to all websites and applications of the Controller, hosted on a single server infrastructure managed by the Controller:
- torxtrail.com and all its subdomains, including:
- my.experience.torxtrail.com: personal area and race registration platform;
- experience.torxtrail.com, live.torxtrail.com (results and live tracking), rankings.torxtrail.com, pix.torxtrail.com (photos), academy.torxtrail.com, mag.torxtrail.com, survey.torxtrail.com, extra.torxtrail.com, friendly.torxtrail.com;
- gtcourmayeur.com;
- vdatrailers.it;
- 100x100trail.com (being decommissioned: any data still held is processed under this policy until it is deleted or migrated).
Hereinafter collectively the “Services”.
1. Data controller
Valle d'Aosta Trailers SSDrl – non-profit amateur sports limited company (Società Sportiva Dilettantistica a Responsabilità Limitata)
Registered office: Via Roma 98 – 11013 Courmayeur (AO) – Italy
Operating sites: Via Trottechien 35c – Aosta; Via dello Stadio 2 – Courmayeur (AO)
VAT and tax code IT01139360075 – R.E.A. AO-70629
Affiliated to ASI (no. VAL-AO0115) and listed in the Italian National Register of Amateur Sports Activities
Email for privacy requests: helpdesk@vdatrailers.it
The Controller has not appointed a Data Protection Officer (DPO), as the conditions of Article 37 GDPR do not apply.
2. Data processed
- Identification and contact data: first name, last name, sex, date and place of birth, nationality, address (street, number, postcode, city, province, country), email, phone number, language.
- Account data: username, user ID, profile picture.
- Sports data: membership, category, bib number, times and results, ITRA scores.
- Emergency contact and, where required by sports regulations, health data (see sections 4 and 5).
- Geolocation, only if enabled by the user (e.g. live tracking during a race).
- Purchase and billing data (registration fees, purchases in the online shop). Payment card data is processed directly by the payment providers and is not accessible to the Controller.
- Browsing data: IP address, browser and device information, pages visited, session statistics, cookies and tracking tools.
Providing the data needed for registration, membership or purchases is mandatory: without it, the requested service cannot be provided. Providing data for optional purposes (e.g. the newsletter) is voluntary.
3. Purposes and legal bases
| Purpose | Legal basis (Art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Organisation and management of races: account creation and registration via my.experience.torxtrail.com, checking eligibility requirements, assigning bib numbers, timing, safety and assistance on the course, communications to participants; registration for courses and events | Performance of a contract or pre-contractual measures – Art. 6(1)(b) |
| Sports membership and obligations towards the sports promotion body (ASI), CONI and the National Register of Amateur Sports Activities | Legal obligation – Art. 6(1)(c); performance of the membership contract – Art. 6(1)(b) |
| Sales through the online shop, invoicing, accounting and tax obligations | Contract – Art. 6(1)(b); legal obligation – Art. 6(1)(c) |
| Service communications about an event you have registered for (email, SMS) | Contract – Art. 6(1)(b) |
| Newsletter and promotional communications (email, SMS) | Consent – Art. 6(1)(a), which can be withdrawn at any time via the unsubscribe link or by writing to the Controller |
| Publication of rankings and results, transmission to ITRA for international rankings | Legitimate interest of the Controller and of the sports community in transparent results – Art. 6(1)(f) |
| Location tracking during the race (live tracking) | Consent – Art. 6(1)(a); for race safety, where required by the race rules, contract – Art. 6(1)(b) |
| Security, protection and optimisation of the websites (CDN, firewall) | Legitimate interest – Art. 6(1)(f) |
| Website usage statistics (Google Analytics 4) | Consent – Art. 6(1)(a), collected through the cookie banner |
| Establishment, exercise or defence of legal claims | Legitimate interest – Art. 6(1)(f) |
The Controller does not carry out automated decision-making, including profiling, that produces legal effects on data subjects (Art. 22 GDPR).
4. Health data
To take part in competitive races, Italian law requires a medical certificate of fitness for sport. The Controller also processes the emergency contact and the data strictly necessary to provide medical assistance in case of an emergency during events, including by sharing it with the Valle d'Aosta Local Health Authority (Azienda USL) and rescue services. Medical assistance during races is managed through the platform described in section 5.
Legal bases: obligations relating to health protection in sports activities – Art. 9(2)(b) and (g) GDPR; protection of the vital interests of the data subject, where they are unable to give consent – Art. 9(2)(c) GDPR.
5. Medical assistance during races (EMSy Events)
The organisation's doctors, nurses and rescuers manage medical assistance during the race using the EMSy Events platform, provided by EMSy S.r.l., which processes data on behalf of VDA Trailers as data processor (Art. 28 GDPR).
- Data processed: first name, last name, bib number, date of birth, sex, language, nationality, race and category, email, phone, emergency contact; health data in case of assistance.
- Clinical record of the intervention: if you receive assistance, the clinical record of the intervention is stored on the platform.
- Legal bases: for identification and race data, performance of the registration contract, of which the race medical service is part – Art. 6(1)(b) GDPR; for health data, the provision of health care by professionals subject to professional secrecy – Art. 9(2)(h) and 9(3) GDPR, and protection of the vital interests of the data subject – Art. 9(2)(c) GDPR. No consent is needed to receive assistance: it is enough that participants are informed through this policy.
- Retention: data remain accessible on the platform for 90 days after the end of the race; after that, the data that identify you are kept in an encrypted archive for 10 years, to protect you and those who treated you, including for the establishment, exercise or defence of legal claims (Art. 9(2)(f) GDPR). They are then deleted.
- Place of processing: European Union. The artificial intelligence decision-support tool receives only clinical data without name or bib number (pseudonymised data), through providers based in the United States (see section 7). The tool gives suggestions to the medical staff: clinical decisions are always taken by doctors, nurses and rescuers.
Full EMSy Events notice: https://events.emsy.io/en/privacy/athletes
6. Recipients of the data
Data is processed by the Controller's authorised staff and collaborators and may be disclosed to the following parties:
Data processors (Art. 28 GDPR)
| Provider | Service | Place of processing |
|---|---|---|
| Brevo SAS (formerly Sendinblue) – privacy | Email and SMS sending, newsletter | France (EU) |
| Aruba S.p.A. – privacy | SMS sending | Italy (EU) |
| Shopify International Ltd – privacy | Online shop platform | Ireland (EU), Canada |
| Cloudflare, Inc. – privacy | CDN, security and traffic optimisation | USA and global network |
| Google Ireland Ltd – privacy | Google Analytics 4 (statistics); Google Fonts (typefaces) | Ireland (EU), USA |
| Fonticons, Inc. (Font Awesome) – privacy | Website icons | USA |
| jsDelivr – privacy | Software library distribution (CDN) | Poland (EU) and global network |
| Poppix S.r.l. (beebeeboard) – privacy | Registration and ranking management, storage of medical certificates uploaded by participants | Italy (EU) |
| EMSy S.r.l. (EMSy Events) – privacy | Platform for managing medical assistance during races (see section 5) | EU; AI decision-support tool: USA, pseudonymised clinical data only |
| Protect Group – privacy | Optional refund protection for the registration fee | United Kingdom |
| Aruba S.p.A. (Aruba Cloud) – privacy | Hosting of the websites, the registration platform and the databases | Italy (EU) |
Independent controllers
- ASI – Associazioni Sportive e Sociali Italiane, for sports membership (privacy);
- CONI / Department for Sport, for listing in the National Register of Amateur Sports Activities;
- ITRA – International Trail Running Association (first name, last name, category, sex, nationality, results), for international rankings (privacy);
- Valle d'Aosta Local Health Authority (Azienda USL) and rescue services, for health protection during events (website);
- payment providers, banks, tax and legal advisers, and public authorities where required by law.
Data is not sold to third parties. The up-to-date list of processors is available from the Controller on request.
7. Transfers of data outside the EU
Some providers may process data outside the European Economic Area. In such cases the transfer is based on:
- USA (Cloudflare, Google, Fonticons): the European Commission adequacy decision on the EU-U.S. Data Privacy Framework of 10 July 2023, for certified providers, and in any case Standard Contractual Clauses (Art. 46 GDPR);
- USA (providers of the EMSy Events artificial intelligence tool, see section 5): only pseudonymised clinical data, without name or bib number, is transferred, under the EU-U.S. Data Privacy Framework or Standard Contractual Clauses (Art. 46 GDPR);
- Canada (Shopify): adequacy decision 2002/2/EC;
- United Kingdom (Protect Group): adequacy decision of 28 June 2021, as renewed by the Commission.
A copy of the safeguards in place is available from the Controller on request.
8. Retention periods
| Data | Period |
|---|---|
| User account | Until deletion is requested by the user, or 3 years after the last login |
| Race and event registrations | Duration of the event plus 2 years, except data needed for accounting obligations |
| Membership data and members' register | Duration of membership plus 10 years |
| Accounting and tax records | 10 years (Art. 2220 Italian Civil Code) |
| Medical certificates and health data | Until the certificate expires or the event ends |
| Race medical assistance data (EMSy Events) | Accessible for 90 days after the end of the race; then the identifying data is kept in an encrypted archive for 10 years |
| Rankings and results | Kept indefinitely as a historical sports archive, subject to the right to object |
| Newsletter | Until consent is withdrawn |
| GPS position (live tracking) | Up to 30 days after the event |
| Technical and security logs | Up to 6 months |
| Cookies | As stated in the cookie policy; consent is stored for 6 months |
At the end of these periods the data is deleted or anonymised. The periods may be extended where necessary to establish, exercise or defend legal claims.
9. Rankings, photos and videos of events
Rankings (first name, last name, category, sex, nationality, times) are published on the Controller's websites and sent to ITRA. Photos and videos may be taken during events and published on the Controller's websites and social media channels to document and promote the event, within the limits of the race rules accepted at registration. Anyone who does not wish to appear can object at any time by writing to helpdesk@vdatrailers.it: the images will be removed and the ranking data may be pseudonymised.
10. Minors
For minors under 14, registration and consent are given by the holder of parental responsibility (Art. 2-quinquies Italian Privacy Code). Participation of minors in races is subject to the age limits and authorisations set out in each race's rules.
11. Cookies and tracking tools
The websites use technical cookies, necessary for them to work, and, only with prior consent, third-party cookies and tools for statistical purposes (Google Analytics 4, with IP address anonymisation). Consent can be changed or withdrawn at any time via the link on every page. Details are available in each website's cookie policy.
The vdatrailers.it website does not use cookies or tracking tools.
12. Your rights
You can exercise the rights provided by Articles 15-22 GDPR at any time:
- access to your data and information about the processing;
- rectification of inaccurate or incomplete data;
- erasure (“right to be forgotten”), where applicable;
- restriction of processing;
- portability of the data you provided, in a structured, machine-readable format;
- objection to processing based on legitimate interest and, without giving reasons, to direct marketing;
- withdrawal of consent at any time, without affecting the lawfulness of processing carried out before the withdrawal.
Requests should be sent to helpdesk@vdatrailers.it or by post to the registered office. The Controller replies free of charge within one month, which may be extended by two months for complex requests (Art. 12 GDPR), and may ask for information to verify the requester's identity.
You also have the right to lodge a complaint with the Italian supervisory authority, the Garante per la protezione dei dati personali – Piazza Venezia 11, 00187 Rome – www.garanteprivacy.it, or with the supervisory authority of the EU country where you usually live or work, and to bring proceedings before the courts.
13. Changes to this policy
The Controller may change this policy at any time by publishing the update on this page. Please check this page regularly; the date of the last update is shown at the top.
Politique de confidentialité
La présente politique décrit la manière dont Valle d'Aosta Trailers SSDrl (« VDA Trailers ») traite les données personnelles des athlètes, membres, participants aux événements, clients, abonnés à la newsletter et visiteurs dans le cadre de ses activités, et en particulier de l'organisation et de la gestion des courses, y compris le processus d'inscription.
Champ d'application. La présente politique s'applique à tous les sites web et applications du Responsable du traitement, hébergés sur une infrastructure serveur unique gérée par le Responsable du traitement :
- torxtrail.com et tous ses sous-domaines, dont :
- my.experience.torxtrail.com : espace personnel et plateforme d'inscription aux courses ;
- experience.torxtrail.com, live.torxtrail.com (résultats et suivi en direct), rankings.torxtrail.com, pix.torxtrail.com (photos), academy.torxtrail.com, mag.torxtrail.com, survey.torxtrail.com, extra.torxtrail.com, friendly.torxtrail.com ;
- gtcourmayeur.com ;
- vdatrailers.it ;
- 100x100trail.com (en cours de fermeture : les données encore présentes sont traitées selon la présente politique jusqu'à leur suppression ou leur migration).
Ci-après, collectivement, les « Services ».
1. Responsable du traitement
Valle d'Aosta Trailers SSDrl – société sportive amateur à responsabilité limitée sans but lucratif (Società Sportiva Dilettantistica a Responsabilità Limitata)
Siège social : Via Roma 98 – 11013 Courmayeur (AO) – Italie
Sites opérationnels : Via Trottechien 35c – Aoste ; Via dello Stadio 2 – Courmayeur (AO)
N° TVA et code fiscal IT01139360075 – R.E.A. AO-70629
Affiliée à l'ASI (n° VAL-AO0115) et inscrite au Registre national italien des activités sportives amateurs
E-mail pour les demandes relatives à la vie privée : helpdesk@vdatrailers.it
Le Responsable du traitement n'a pas désigné de Délégué à la protection des données (DPO), les conditions de l'article 37 du RGPD n'étant pas remplies.
2. Données traitées
- Données d'identification et de contact : prénom, nom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresse (rue, numéro, code postal, ville, province, pays), e-mail, numéro de téléphone, langue.
- Données de compte : nom d'utilisateur, identifiant utilisateur, photo de profil.
- Données sportives : licence, catégorie, numéro de dossard, temps et résultats, cote ITRA.
- Contact d'urgence et, lorsque la réglementation sportive l'exige, données de santé (voir sections 4 et 5).
- Géolocalisation, uniquement si l'utilisateur l'active (par ex. suivi en direct pendant une course).
- Données d'achat et de facturation (frais d'inscription, achats dans la boutique en ligne). Les données des cartes de paiement sont traitées directement par les prestataires de paiement et ne sont pas accessibles au Responsable du traitement.
- Données de navigation : adresse IP, informations sur le navigateur et l'appareil, pages consultées, statistiques de session, cookies et traceurs.
La fourniture des données nécessaires à l'inscription, à l'adhésion ou à l'achat est obligatoire : à défaut, le service demandé ne peut pas être fourni. La fourniture de données à des fins facultatives (par ex. la newsletter) est libre.
3. Finalités et bases juridiques
| Finalité | Base juridique (art. 6 RGPD) |
|---|---|
| Organisation et gestion des courses : création du compte et inscription via my.experience.torxtrail.com, vérification des conditions de participation, attribution des dossards, chronométrage, sécurité et assistance sur le parcours, communications aux participants ; inscription aux cours et événements | Exécution du contrat ou de mesures précontractuelles – art. 6(1)(b) |
| Adhésion sportive et obligations envers l'organisme de promotion sportive (ASI), le CONI et le Registre national des activités sportives amateurs | Obligation légale – art. 6(1)(c) ; exécution du contrat d'adhésion – art. 6(1)(b) |
| Ventes via la boutique en ligne, facturation, obligations comptables et fiscales | Contrat – art. 6(1)(b) ; obligation légale – art. 6(1)(c) |
| Communications de service concernant un événement auquel vous êtes inscrit (e-mail, SMS) | Contrat – art. 6(1)(b) |
| Newsletter et communications promotionnelles (e-mail, SMS) | Consentement – art. 6(1)(a), révocable à tout moment via le lien de désinscription ou en écrivant au Responsable du traitement |
| Publication des classements et des résultats, transmission à l'ITRA pour les classements internationaux | Intérêt légitime du Responsable du traitement et de la communauté sportive à la transparence des résultats – art. 6(1)(f) |
| Suivi de la position pendant la course (suivi en direct) | Consentement – art. 6(1)(a) ; pour la sécurité en course, lorsque le règlement le prévoit, contrat – art. 6(1)(b) |
| Sécurité, protection et optimisation des sites (CDN, pare-feu) | Intérêt légitime – art. 6(1)(f) |
| Statistiques d'utilisation des sites (Google Analytics 4) | Consentement – art. 6(1)(a), recueilli via le bandeau cookies |
| Constatation, exercice ou défense de droits en justice | Intérêt légitime – art. 6(1)(f) |
Le Responsable du traitement ne procède à aucune prise de décision automatisée, y compris le profilage, produisant des effets juridiques à l'égard des personnes concernées (art. 22 RGPD).
4. Données de santé
Pour participer à des courses de compétition, la loi italienne exige un certificat médical d'aptitude à la pratique sportive. Le Responsable du traitement traite également le contact d'urgence et les données strictement nécessaires pour assurer l'assistance médicale en cas d'urgence pendant les événements, y compris en les communiquant à l'Agence sanitaire locale de la Vallée d'Aoste (Azienda USL) et aux services de secours. L'assistance médicale en course est gérée via la plateforme décrite à la section 5.
Bases juridiques : obligations en matière de protection de la santé dans les activités sportives – art. 9(2)(b) et (g) RGPD ; sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée, lorsqu'elle n'est pas en mesure de donner son consentement – art. 9(2)(c) RGPD.
5. Assistance médicale pendant les courses (EMSy Events)
Les médecins, infirmiers et secouristes de l'organisation gèrent l'assistance médicale pendant la course au moyen de la plateforme EMSy Events, fournie par EMSy S.r.l., qui traite les données pour le compte de VDA Trailers en qualité de sous-traitant (art. 28 RGPD).
- Données traitées : prénom, nom, numéro de dossard, date de naissance, sexe, langue, nationalité, course et catégorie, e-mail, téléphone, contact d'urgence ; données de santé en cas d'intervention.
- Dossier médical de l'intervention : si vous recevez une assistance, le dossier médical de l'intervention est enregistré sur la plateforme.
- Bases juridiques : pour les données d'identification et de course, exécution du contrat d'inscription, dont le service médical de la course fait partie – art. 6(1)(b) RGPD ; pour les données de santé, la prise en charge sanitaire assurée par des professionnels soumis au secret professionnel – art. 9(2)(h) et 9(3) RGPD, et la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée – art. 9(2)(c) RGPD. Aucun consentement n'est nécessaire pour recevoir une assistance : il suffit que le participant soit informé par la présente politique.
- Conservation : les données restent consultables sur la plateforme pendant 90 jours après la fin de la course ; ensuite, les données qui vous identifient sont conservées dans une archive chiffrée pendant 10 ans, pour vous protéger ainsi que les personnes qui vous ont soigné, y compris pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice (art. 9(2)(f) RGPD). Elles sont ensuite supprimées.
- Lieu du traitement : Union européenne. L'outil d'aide à la décision basé sur l'intelligence artificielle ne reçoit que des données cliniques sans nom ni numéro de dossard (données pseudonymisées), par l'intermédiaire de prestataires établis aux États-Unis (voir section 7). L'outil fournit des indications au personnel médical : les décisions cliniques sont toujours prises par les médecins, infirmiers et secouristes.
Politique de confidentialité complète d'EMSy Events (en anglais) : https://events.emsy.io/en/privacy/athletes
6. Destinataires des données
Les données sont traitées par le personnel et les collaborateurs autorisés du Responsable du traitement et peuvent être communiquées aux destinataires suivants :
Sous-traitants (art. 28 RGPD)
| Prestataire | Service | Lieu du traitement |
|---|---|---|
| Brevo SAS (ex-Sendinblue) – confidentialité | Envoi d'e-mails et de SMS, newsletter | France (UE) |
| Aruba S.p.A. – confidentialité | Envoi de SMS | Italie (UE) |
| Shopify International Ltd – confidentialité | Plateforme de boutique en ligne | Irlande (UE), Canada |
| Cloudflare, Inc. – confidentialité | CDN, sécurité et optimisation du trafic | États-Unis et réseau mondial |
| Google Ireland Ltd – confidentialité | Google Analytics 4 (statistiques) ; Google Fonts (polices de caractères) | Irlande (UE), États-Unis |
| Fonticons, Inc. (Font Awesome) – confidentialité | Icônes du site | États-Unis |
| jsDelivr – confidentialité | Distribution de bibliothèques logicielles (CDN) | Pologne (UE) et réseau mondial |
| Poppix S.r.l. (beebeeboard) – confidentialité | Gestion des inscriptions et des classements, stockage des certificats médicaux téléchargés par les participants | Italie (UE) |
| EMSy S.r.l. (EMSy Events) – confidentialité | Plateforme de gestion de l'assistance médicale pendant les courses (voir section 5) | UE ; outil d'aide à la décision par IA : États-Unis, uniquement des données cliniques pseudonymisées |
| Protect Group – confidentialité | Protection facultative de remboursement des frais d'inscription | Royaume-Uni |
| Aruba S.p.A. (Aruba Cloud) – confidentialité | Hébergement des sites, de la plateforme d'inscription et des bases de données | Italie (UE) |
Responsables du traitement indépendants
- ASI – Associazioni Sportive e Sociali Italiane, pour l'adhésion sportive (confidentialité) ;
- CONI / Département des sports, pour l'inscription au Registre national des activités sportives amateurs ;
- ITRA – International Trail Running Association (prénom, nom, catégorie, sexe, nationalité, résultats), pour les classements internationaux (confidentialité) ;
- Agence sanitaire locale de la Vallée d'Aoste (Azienda USL) et services de secours, pour la protection de la santé pendant les événements (site) ;
- prestataires de paiement, établissements bancaires, conseillers fiscaux et juridiques, autorités publiques lorsque la loi le prévoit.
Les données ne sont pas vendues à des tiers. La liste à jour des sous-traitants peut être obtenue sur demande auprès du Responsable du traitement.
7. Transferts de données hors de l'UE
Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de l'Espace économique européen. Dans ce cas, le transfert repose sur :
- États-Unis (Cloudflare, Google, Fonticons) : la décision d'adéquation de la Commission européenne relative à l'EU-U.S. Data Privacy Framework du 10 juillet 2023, pour les prestataires certifiés, et en tout état de cause les clauses contractuelles types (art. 46 RGPD) ;
- États-Unis (prestataires de l'outil d'intelligence artificielle d'EMSy Events, voir section 5) : seules des données cliniques pseudonymisées, sans nom ni numéro de dossard, sont transférées, sur la base de l'EU-U.S. Data Privacy Framework ou des clauses contractuelles types (art. 46 RGPD) ;
- Canada (Shopify) : décision d'adéquation 2002/2/CE ;
- Royaume-Uni (Protect Group) : décision d'adéquation du 28 juin 2021, telle que renouvelée par la Commission.
Une copie des garanties mises en place peut être obtenue sur demande auprès du Responsable du traitement.
8. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte utilisateur | Jusqu'à la suppression demandée par l'utilisateur, ou 3 ans après la dernière connexion |
| Inscriptions aux courses et événements | Durée de l'événement plus 2 ans, sauf données nécessaires aux obligations comptables |
| Données d'adhésion et registre des membres | Durée de l'adhésion plus 10 ans |
| Documents comptables et fiscaux | 10 ans (art. 2220 du Code civil italien) |
| Certificats médicaux et données de santé | Jusqu'à l'expiration du certificat ou la fin de l'événement |
| Données de l'assistance médicale en course (EMSy Events) | Consultables pendant 90 jours après la fin de la course ; ensuite, les données d'identification sont conservées dans une archive chiffrée pendant 10 ans |
| Classements et résultats | Conservés sans limitation de durée à titre d'archive sportive historique, sous réserve du droit d'opposition |
| Newsletter | Jusqu'au retrait du consentement |
| Position GPS (suivi en direct) | Jusqu'à 30 jours après l'événement |
| Journaux techniques et de sécurité | Jusqu'à 6 mois |
| Cookies | Selon la politique de cookies ; consentement conservé pendant 6 mois |
À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées. Les durées peuvent être prolongées si nécessaire pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
9. Classements, photos et vidéos des événements
Les classements (prénom, nom, catégorie, sexe, nationalité, temps) sont publiés sur les sites du Responsable du traitement et transmis à l'ITRA. Des photos et vidéos peuvent être réalisées pendant les événements et publiées sur les sites et les réseaux sociaux du Responsable du traitement afin de documenter et promouvoir l'événement, dans les limites prévues par le règlement de course accepté lors de l'inscription. Toute personne ne souhaitant pas apparaître peut s'y opposer à tout moment en écrivant à helpdesk@vdatrailers.it : les images seront retirées et les données de classement pourront être pseudonymisées.
10. Mineurs
Pour les mineurs de moins de 14 ans, l'inscription et le consentement sont donnés par le titulaire de l'autorité parentale (art. 2-quinquies du Code italien de la protection des données). La participation des mineurs aux courses est soumise aux limites d'âge et aux autorisations prévues par le règlement de chaque course.
11. Cookies et traceurs
Les sites utilisent des cookies techniques, nécessaires à leur fonctionnement, et, uniquement avec votre consentement préalable, des cookies et outils tiers à des fins statistiques (Google Analytics 4, avec anonymisation de l'adresse IP). Le consentement peut être modifié ou retiré à tout moment via le lien présent sur chaque page. Les détails figurent dans la politique de cookies de chaque site.
Le site vdatrailers.it n'utilise ni cookies ni traceurs.
12. Vos droits
Vous pouvez exercer à tout moment les droits prévus par les articles 15 à 22 du RGPD :
- accès à vos données et aux informations sur le traitement ;
- rectification des données inexactes ou incomplètes ;
- effacement (« droit à l'oubli »), dans les cas prévus ;
- limitation du traitement ;
- portabilité des données que vous avez fournies, dans un format structuré et lisible par machine ;
- opposition au traitement fondé sur l'intérêt légitime et, sans avoir à le justifier, à la prospection commerciale ;
- retrait du consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Les demandes doivent être adressées à helpdesk@vdatrailers.it ou par courrier au siège social. Le Responsable du traitement répond gratuitement dans un délai d'un mois, pouvant être prolongé de deux mois pour les demandes complexes (art. 12 RGPD), et peut demander des informations pour vérifier l'identité du demandeur.
Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle italienne, le Garante per la protezione dei dati personali – Piazza Venezia 11, 00187 Rome – www.garanteprivacy.it, ou auprès de l'autorité de contrôle du pays de l'UE où vous résidez habituellement ou travaillez (en France, la CNIL), ainsi que de former un recours juridictionnel.
13. Modifications de la politique
Le Responsable du traitement peut modifier la présente politique à tout moment en publiant la mise à jour sur cette page. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page ; la date de la dernière mise à jour est indiquée en haut.